Mivel az eszköz hosszabb időszak alatt szolgálja az adott gazdálkodó bevételszerző tevékenységét, ezért az eszköz tervezett hasznos élettartamára kell szétosztani a beszerzési értéket – ezt nevezzük értékcsökkenés elszámolásának.
Az immateriális javak és a tárgyi eszközök bekerülési (beszerzési, előállítási) értékét a Számvitelről szóló 2000. évi C törvény határozza meg.
Az eszközök egy részénél a hasznos élettartam végén is még jelentős lesz az eszköz értéke, ezért náluk az értékcsökkenést csak a bekerülési érték és a várható maradványérték különbözetére lehet elszámolni.
Az értékcsökkenést legalább évenként el kell számolni, de a üzemgazdasági megfontolások miatt havi szintű elszámolás segíti leginkább a gazdálkodást.)
Az elszámolást előre meg kell tervezni.
Az értékcsökkenés módjának meghatározását, illetve a várható használati időt az adott vállalkozási tevékenységre jellemző körülmények figyelembevételével kell megtervezni, figyelembe kell venni rendeltetésszerű használatból adódó fizikai elhasználódást és erkölcsi avulást is.
A tervszerinti értékcsökkenés elszámolásának több módja lehetséges:
Az elszámolás választott módját az eszköz üzembe helyezésétől kell alkalmazni, annak változtatására csak kivételes esetekben van lehetőség.
Az üzembe helyezés időpontja az eszköz szokásos vállalkozási tevékenység keretében történő rendeltetésszerű hasznosításának a kezdő időpontja. Az üzembe helyezést hitelt érdemlő módon dokumentálni kell. Erre szolgált az ún. Aktiválási jegyzőkönyv vagy Üzembehelyezési jegyzőkönyv, melyre előírt formai követelmény nincs.
Az értékcsökkenés módjáról és mértékéről szóló döntést is ebben a dokumentumban kell rögzíteni.
Az aktiválási jegyzőkönyv lesz a könyvviteli nyilvántartásba vételnek az alapja– azaz ettől már nem beruházásról, hanem használatban lévő tárgyi eszközről beszélünk.
Az egyedi aktivált tárgyi eszközökről, az azok jellemzőiben, értékében bekövetkezett változásokról (pl. időszakonként elszámolt értékcsökkenés mértéke) folyamatos nyilvántartást kell vezetni. Ezek az ún. egyedi nyilvántartó kartonok.
Nem számolható el terv szerinti értékcsökkenés
Nem szabad terv szerinti értékcsökkenést elszámolni az olyan eszköznél sem,
Nem számolható el értékcsökkenés
A számvitel az értékcsökkenés mértékére bizonyos eszközöknél korlátokat ír elő.
Terv szerinti értékcsökkenést a már rendeltetésszerűen használatba vett, üzembe helyezett immateriális javak, tárgyi eszközök után kell elszámolni addig, amíg azokat rendeltetésüknek megfelelően használják.
Terven felüli értékcsökkenést kell az immateriális jószágnál, a tárgyi eszköznél (ideértve a még nem aktivált beruházást is) elszámolni akkor, ha
A terven felüli értékcsökkenést olyan mértékig kell végrehajtani, hogy az immateriális jószág, a tárgyi eszköz, a beruházás használhatóságának megfelelő, a mérlegkészítéskor érvényes (ismert) piaci értéken szerepeljen a mérlegben.
Az értékcsökkenés elszámolásának fenti szabályai a számvitelben használatosak, ezek az adózás előtti eredmény eléréséhez vonatkoznak.
A képződött eredményt terhelő adó (társasági adó) megállapításához azonban a Társasági és osztalékadóról szóló 1996. évi LXXXI. törvényben diktált elszámolási módokat és mértéket kell figyelembe venni.
Ebből következik, hogy az immateriális javak és tárgyi eszközök egy részénél két egy-egy eszköznek két féle értékcsökkenését kell a könyvelésben nyilvántartani, amelyet a könyvelés (jobbára) szoftvertámogatással kezel.