Pénzkezelési szabályzat

Kedves Partnereink!

A számvitelről szóló 2000 év C. törvény írja elő, hogy a hatálya alá tartozó minden vállalkozás számára – függetlenül azok nagyságától – kötelező a pénzkezelési szabályzat készítése, naprakészségének biztosítása, s a szabályzatban foglaltak betartása.

Éppen ezért minden vállalkozásnak a saját viszonyaira aktualizált szabályzatot kell készíteni. Figyelembe kell venni az adott cég adottságait, körülményeit, sajátosságait. Gyakori hiba, hogy
•    más vállalkozás szabályzatát vagy
•    aktualizálás nélküli mintaszabályzatot
léptetnek életbe, amely nincs összhangban az adott vállalkozás belső rendjével, az ott végbe menő pénzügyi folyamatokkal.

A szabályzat elkészítésénél azt is figyelembe kell venni, hogy ugyan a szabályzat készítésekor bizonyos elemek, módszerek, elszámolási módszerek még nincsenek, vagy nem aktuálisak, de a későbbiekben előfordulhatnak.

Fontos követelmény, hogy a szabályzat és annak használata révén jól különüljön el egymástól a vállalkozás pénzeszköze és az egyéb (tulajdonos, dolgozók, stb.) pénzeszköze, illetve biztosítva legyen a pénzzel foglalkozó személyek (munkavállalók) elszámoltatása.

A pénzkezelési szabályzat nem csak a készpénz állomány kezelésére vonatkozik, hanem a vállalkozás teljes pénzállományára, így a szabályozásnak ki kell térnie a következő területekre:
•    készpénzforgalom forintban (forint pénztár)
•    készpénzforgalom valutában (valuta pénztár)
•    bankkártya és hitelkártya forgalom
•    pénzhelyettesítő eszközök forgalma (értékkel bíró utalványok, csekkek, bonok, stb.)
•    bankszámlák forintban és devizában.

A szabályzatnak rendelkezni kell legalább a következőkről:
•    a pénzforgalom (lsd fentebb) lebonyolításának rendjéről,
•    a pénzkezelés személyi feltételeiről
•    a pénzkezelés tárgyi feltételeiről,
•    felelősségi szabályokról,
•    a készpénzben és a bankszámlán tartott pénzeszközök közötti forgalomról,
•    a készpénzállományt érintő pénzmozgások jogcímeiről és eljárási rendjéről,
•    a napi készpénz záró állomány maximális mértékéről,
•    a készpénzállomány ellenőrzésekor követendő eljárásról,
•    az ellenőrzés gyakoriságáról,
•    a pénzszállítás feltételeiről,
•    a pénzkezeléssel kapcsolatos bizonylatok rendjéről és
•    a pénzforgalommal kapcsolatos nyilvántartási szabályokról.

Tehát a pénzkezelési szabályzatnak – minimum és a fentebb jelzett pénzforgalmi területek mindegyikére vonatkozóan – e kérdések mindegyikére választ kell adnia!

Úgy a pénzkezelés személyi és tárgyi feltételeinél, illetve a pénzmozgások dokumentálásánál figyelemmel kell lenni a biztonsággal kapcsolatos követelményekre.

A helyes és biztonságos pénzkezelés kialakítása és folyamatos biztosítása az ügyvezetés feladata és felelőssége. A felelősség kettős:
•    egyrészről a tulajdonosok felé az ő vagyonukban lévő vállalkozás vagyonáért való felelősség,
•    másrészről a hatóságokkal szemben a szabályos működésért való felelősség.

Ezt hivatott biztosítani a számviteli törvény azon előírása is, amely szerint a valamennyi pénz- és értékmozgást bizonylattal alátámasztva és késedelem nélkül kell a könyvekben rögzíteni. Az azonnali (adott napon belüli) rögzítés a pénzkezelési szabályzatban nevesített analitikus nyilvántartásokban történik – napi vagy időszaki pénztárjelentés. A tételek főkönyvi könyvelése ezek alapján és a pénzmozgásokat kísérő dokumentumok (pl. számlák, kiadási és bevételi bizonylatok) alapján történik.

Gyakorta felmerülő kérdés, hogy szükség van-e minden pénzmozgáshoz, azaz minden számla mellé kiadási és bevételi pénztárbizonylat kiállítására. A válasz: ahogy a vállalkozás a saját pénzkezelési szabályzatában erről rendelkezett. Mivel a vállalkozás vagyonáról, annak biztonságos kezeléséről van szó, ezért a tulajdonosi érdek által motivált döntés az, hogy hogyan szabályozzák e kérdést.

Az adózás rendjéről szóló törvény szerint 500 ezer forintig terjedő mulasztási bírsággal sújtható az adózó, - többek között - ha
•    könyvek, nyilvántartások vezetését elmulasztja,
•    a bizonylatokat az előírásoktól eltérően állítja ki,
•    a könyveket, nyilvántartásokat hiányosan vagy az előírásoktól eltérően vezeti,
•    a számviteli törvény alapján összeállítandó szabályzataiban foglaltaktól eltérően jár el.
Tehát a pénzkezelési szabályzatban – saját maga által és saját magára nézve kötelező jelleggel megfogalmazott szabályokat nem vagy nem megfelelően tartja be.

A könyvelés a szabályzat elkészítésében, aktualizálásában elsősorban a gyakorlatban alkalmazható eljárások felkínálásával tud segítséget nyújtani, a tulajdonosi érdekrendszerbe tartozó döntéseknél viszont csak véleményt tud nyilvánítani. Ezen túlmenően a könyvelés folyamatosan felhívja a figyelmet a nem megfelelően bizonylatolt, illetve a nem a szabályzatnak megfelelő eljárásokra.

Budapest, 2014. május 21.

Tisztelettel:



    dr. Sallai Csilla
    Kamarai tag könyvvizsgáló


 
 

Kapcsolódó dokumentumok:

• 724_file1_14-05-21-penzkezelesi-szabalyzat.pdf

Vissza a hírekhez!

A honlapon található írások figyelem felhívó jelleggel készültek és tájékoztatásul szolgálnak. Felhívjuk a figyelmet honlapunk jogi nyilatkozatában foglaltakra, amely szerint írásainkban szereplő információk nem helyettesítik a szakmai tanácsadást és nem szolgálnak bármely döntés vagy cselekmény alapjául, azokat a konkrét esetekben mindenki csak a saját kockázatára használhatja fel, illetve az érintett szabályok kivonatos ismertetése, értelmezése miatt nem vállalhatunk felelősséget.