Külföldi kiküldetéseknél elszámolható költségek

Kedves Partnereink!

Az alábbiakban szó szerint idézünk egy NAV részére feltett kérdésre adott választ. Bár a szöveg stílusa kissé nehézkes, igazán a tartalma fontos.

„A személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (a továbbiakban:
Szja. tv.) 7. § (1) bekezdés g) pontja kimondja, hogy a jövedelem kiszámításánál nem kell figyelembe venni a magánszemélynek adott olyan összeget, amelyet a külföldi kiküldetésre tekintettel utazásra, a szállás díjra kap a magánszemély, s amellyel szemben a juttató részére közvetlenül köteles bizonylattal elszámolni, vagy - ha a kiadást a magánszemély előlegezi meg - ezt a juttató utólag, bizonylattal történő elszámolás alapján a magánszemélynek megtéríti azzal, hogy ez a rendelkezés egyébként nem alkalmazható olyan kiadások esetén, amelyeket e törvény nem ismer el a magánszemélynél költségnek.

Ez a rendelkezés a szállásköltség ellenértékét egészében úgy minősíti, hogy azt nem kell bevételként figyelembe venni, tehát elfogadható megoldás az is, hogy - ha a hivatalos utazásra vonatkozó feltételek fennállnak - a kifizető akár a magánszemély nevére szóló bizonylat alapján téríti meg a szállás ellenértékét.
Az egyéb költségek tekintetében, mivel levelében nem nevesíti ezen kiadásokat a bizonylatokkal kapcsolatban az alábbi általános tájékoztatást adom:

A külföldi kiküldetés költségei a vállalkozást terhelik. Elszámolásuk jellege, és a kapcsolódó adózási kötelezettségek attól függnek, hogy milyen jellegű költségek merültek fel az utazás és a külföldi tartózkodás során.

A kiküldetés elsődleges belső bizonylata a kiküldetési rendelvény, amely tartalmazza legalább az utazó személy(ek) nevét, útlevélszámát, az utazás célját, időtartamát, program szerinti helyszíneit, az igénybe vehető közlekedési eszközök felsorolását, a kiutazónak elszámolásra kiadott valutát, más módon rendelkezésre bocsátott külföldi pénzösszegeket. A hazaérkezést követően, a kiküldött személy elszámol a kapott összegekkel.
Ehhez a kiutazás szerinti ország(ok)ban kiállított, az utazási költségkeretből megtérítendő költségek felmerülését hitelesen igazoló bizonylatokat kell bemutatnia.
Tekintettel arra, hogy a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (a továbbiakban: Sztv.) alapján csak a hazai, illetve a vállalkozáson belüli bizonylati rend szabályozható, a külföldi bizonylatok formai és tartalmi követelményei általában nem, előfordulhat, hogy a számviteli törvény előírásainak nem megfelelő bizonylatot is el kell fogadni az utazás során felmerült költségek elszámolásához, ha azok felmerülése, az érintettek általi jogos igénybevétele egyébként (például az előzetes szobafoglalással, a rendezvényre való jelentkezéssel, az útvonaltervvel, üzemanyag-fogyasztási normával vagy mással) hitelt érdemlően igazolható.

A kiküldetési rendelvényen szereplő kiküldött(ek) nevére szóló bizonylatok ebben az esetben is elfogadhatóak.

Az Sztv. külső bizonylatok tartalmára vonatkozó előírásait a számviteli törvény hatálya alá nem tartozó bizonylat kibocsátóra nem lehet alkalmazni, ezért egy külföldön, az utazás időtartama alatt kiállított, de a számlával szembeni magyarországi követelményeket teljes körűen ki nem elégítő bizonylat is alkalmas lehet a költség felmerülésének bizonyítására, ha azon egyébként a költség elismeréséhez szükséges minden lényeges információ szerepel, és a költség felmerülésének, mértékének jogossága egyéb tényezők figyelembevételével megállapítható, és azt a kiküldő elfogadja.

Abban az esetben, ha a kapott előleggel való elszámoláskor a külföldi kiküldetésből hazatérő nem tud a külföldi kiadásairól az anyagjellegű ráfordítás felmerülését megfelelően igazoló bizonylatot bemutatni, akkor a nem megfelelő bizonylatok alapján elszámolásra kerülő összegek a személyi jellegű ráfordítások között könyvelendők, azok adóvonzatát is figyelembe véve. [számviteli törvény 166-167. §]

Tájékoztatom, hogy a válaszlevél tartalma szakmai véleménynek minősül, kötelező jogi erővel nem bír.”

Az idézett szakmai véleményből is látszik, hogy külföldi kiküldtetés alkalmával felmerült költségek elszámolásához feltétlenül szükséges a kiküldetési rendelvény értelemszerű kitöltése, illetve a felmerült költségek elszámolhatóságának igazolása a kiküldő (pl. cég ügyvezetője) feladata. A könyvelés csak ez alapján tudja a külföldi kiküldtetés bizonylatait számvitelileg rögzíteni.
Ha a dokumentálás nem megfelelő, akkor a felmerült kiadás személyi jellegű ráfordításnak számít, ami után a vállalkozásnak a bérhez hasonló adózási kötelezettsége van.

Budapest, 2013. október 18.

Tisztelettel:

    dr. Sallai Csilla
    Kamarai tag könyvvizsgáló
 
 

Kapcsolódó dokumentumok:

• 646_file1_13-10-18-kulf-kikuld-kgt-elszam.pdf

Vissza a hírekhez!

A honlapon található írások figyelem felhívó jelleggel készültek és tájékoztatásul szolgálnak. Felhívjuk a figyelmet honlapunk jogi nyilatkozatában foglaltakra, amely szerint írásainkban szereplő információk nem helyettesítik a szakmai tanácsadást és nem szolgálnak bármely döntés vagy cselekmény alapjául, azokat a konkrét esetekben mindenki csak a saját kockázatára használhatja fel, illetve az érintett szabályok kivonatos ismertetése, értelmezése miatt nem vállalhatunk felelősséget.