Talán még ismerős sokak számára a régi mozgalmi ének, miszerint „Eljött május elseje, énekszó és tánc köszöntse …” A könyvelők viszont a június elsejét várták, s az énekszó és tánc helyett még feladatok egész sora áll előttük ...
Azzal, hogy véget ér a május, a könyvelők nem dőlhetnek hátra, mert vannak újabb aktuális feladatok.
1.) Technikai zárás
A beszámoló elkészítése, elfogadása után le kell zárni a könyvelési rendszert. Ez azt jelenti, hogy technikai megoldást kell találni (illetve a könyvelő szoftverben aktiválni), ami lehetővé teszi, hogy a lezárt év adataihoz már csak lekérdezéssel lehessen hozzáférni, de abba bekönyvelni már ne lehessen. A lekérdezés fontos, hiszen számtalan esetben kell egy-egy gazdasági esemény előéletét megnézni.
A záráshoz automatikusan hozzátartozik a nyitás, amely keretében
... a 20xx évi mérlegszámlák (eszközök és források) záró főkönyvi adatai átemelődnek a most már „tárgy év”, azaz 20xx+1 évi könyvelésbe.
... a 20xx év adózott eredménye átkerül a saját tőkébe.
... a főkönyvi rendszerrel összekötött analitikus nyilvántartások adatai átkerülnek nyitó adatként a 20xx+1 év könyvelésébe
Az automatizmusok mellett számos kézi könyvelést igénylő nyitási feladat is lehet, mint:
... a beszámolót elfogadó taggyűlésen megállapított osztalék a határozat napjával előírásra kerül a tulajdonosokkal szembeni kötelezettségként
... a fenti gépi automatizmusok eredményének az ellenőrzése.
2.) Mérlegdosszié összeállítása
A beszámolóval lezárt év zárását követően az előző évre vonatkozóan célszerű összeállítani egy olyan dokumentumcsomagot, amelynek őrzése a vállalkozás feladata. Amennyiben a későbbiekben az előző évre vonatkozóan bármilyen kérdés merül fel (pl. egy ellenőrzésnél), e csomagban kereshető meg az előző évekre vonatkozó kért információ.
A mérlegdossziéba legalább (!) a következőket célszerű rendszerezetten tenni:
A jogszabályok szerint a fenti felsorolt könyvelési outputokat az iratőrzés szabályai szerint adózási szempontból 7 évig, a beszámoló szempontjából pedig 8 évig kell olvasható formában megőrizni. Szerencsére a XXI. században már lehetőség van arra, hogy az olvasható megőrzés ne papír alapú kinyomtatást jelentsen. Éppen ezért hatóságilag is elfogadható, hogy a fenti dokumentumok közül az aláírást nem igénylő elemeket elektronikusan tárolja a vállalkozás, azaz elégséges lehet egy pdf nyomtatott lista archiválása is. (Így is tetemes adatmennyiségről van szó)
A mérlegdosszié összeállítása és megőrzése független lezárt a gazdasági évre vonatkozó alapbizonylatok (számlák, bankkivonatok, egyéb könyvelési in- és outputokok) megőrzési kötelezettségétől.
Egyszerűen megfogalmazva – minden a könyveléssel bármi módon kapcsolatos dokumentumot, iratot meg kell őrizni 8 évig.
Az iratok őrzése a vállalkozás feladata. A könyvelő ezt csak akkor teheti meg, ha ilyen jellegű szolgáltatást vállal a szerződésében, s ez mellett, illetve ez alapján az iratok őrzésének valós helye bejelentésre kerül az adóhatósághoz is. Ezt a szolgáltatást értelem szerűen csak az a könyvelő nyújthatja, akinek van az őrzéshez megfelelő technikai feltétele (pl. tárolási hely, személyzet)
A következő blogbejegyzésünkben tájékoztatást fogunk adni a – szintén aktuális feladatok közé sorolható – számlatükörnek és számviteli szabályzatoknak az aktualizálásáról.
Nem volt nehéz előre megjósolni, hogy a NAV egyre szélesebb körben ellenőrzi a vállalkozásoknál a kimenő és befogadott számlák összhangját. Legjellemzőbb esete, hogy olyan számla kerül ...
Születőben a minőségi könyvelői munka garanciarendszere
A magas színvonalú számviteli munka mellett elkötelezett könyvelők és a rossz könyvelők miatt pórul járt vállalkozások számára jó hírt jelenthet az a törvénymódosítás, amely alapot teremt a ...