Reprezentáció bizonylatolása

Kedves Partnereink!
 

A helyes dokumentáláshoz a reprezentáció definíciójából kell kiindulni. [SZJA tv. 3.§ 26.]
Csak a vállalkozás tevékenységével összefüggésben megszervezett rendezvény költségeit lehet ezen a jogcímen elszámolni. Ezt igazolhatja a számlán lévő, arra jogosult személy aláírása. (Régen, s a nagyobb cégeknél manapság is a számlákat ún. „kollaudálni” szokták, azaz valaki aláírásával igazolja a költség és kifizetés jogosságát.)
Nagyon fontos a rendezvény céljának a meghatározása. A rendezvény csak üzleti, hivatali, szakmai, diplomáciai vagy hitéleti rendezvény, esemény lehet, illetve az állami, egyházi ünnepekhez kapcsolódhat
E fogalmak tisztázásához magyarázatként:

• Ide tartoznak jellemzően az üzleti tárgyalások, a felügyelőbizottsági, igazgatósági ülések, a szakmát érintő bemutatók, kiállítások, fogadások, sajtótájékoztatók, kongresszusok, konferenciák, továbbképzések – függetlenül a résztvevők személyéről;
• taggyűlés vagy a munkaértekezlet – függetlenül a résztvevők személyétől;
• Magyarországon állami ünnepnek az augusztus 20-ika számít;
• egyházi ünnepnek az adott egyház hitélete szerinti ünnep minősül.

A rendezvény céljának alátámasztása az eseményre vonatkozó bármilyen dokumentumból (szerződésből, megrendelőből, esemény forgatókönyvéből, rendezvénytervből) megállapítható kell, hogy legyen. Tehát látszik, hogy ezek a dokumentumok nem utólag bizonyítják a rendezvény pl. üzleti jellegét, hanem előzetesen mutatnak a rendezvény jellegére.

Reprezentációként kell elszámolni– az előbbi feltételek figyelembevétel

• az ezeken az eseményeken nyújtott vendéglátást, azaz étel és ital költségét;
• a rendezvényhez, eseményhez kapcsolódó utazás, szállás, szabadidőprogramra vonatkozó szolgáltatásokat;
• a rendezvényhez kapcsolódó szabadidőprogramok költségeit, úgy, mint az előadóművészek fellépti díjai, a zenekarok közreműködése, a tűzijáték megrendezése, a vetélkedők ráfordításai, stb.

… DE a reprezentáció értékébe nem kell beszámítani az olyan költségeket, amelyek a rendezvény, esemény lebonyolításának feltételeit képezik. Ilyenek például

• a terembérleti díjak,
• a bemutató eszközök használati díjai,
• a hangosítás költségei,
• a közreműködésben hivatalból résztvevők szállás- és utazási költségei.

A törvény a definícióban nem különbözteti meg, hogy a rendezvényen a vállalkozás dolgozói és/vagy idegenek vesznek részt. (Ennek a szétválasztása sok esetben elég nehézkes és komikus is lenne.) Éppen ezért esetenként kell azt is mérlegelni, hogy szükséges-e a dokumentáláshoz a rendezvényen résztvevők személyes beazonosítása.
A reprezentáció nagyságára nincs törvényi keret, az ilyen jogcímen elszámolható összegnek csak a vállalkozás teherbírása vagy a tulajdonosok elvárásai szabhatnak határt.

Társasági adó szempontjából a reprezentáció „a vállalkozás érdekében felmerült költség”.
A reprezentációs kiadások áfa tartalma nem vonható le, tehát bruttó összegben kerülnek a tételek elszámolásra.

A könyvelési anyaghoz (könyvelésre és az archiváláshoz) célszerű a reprezentációtól szóló számla mellé tenni a reprezentáció tényét igazoló a bizonylatokat, vagy utalni arra, hogy ezek hol találhatók. (Gondoljunk abba bele, hogy ezeket az iratokat – egy esetleges ellenőrzéshez - több év múlva is elő kell tudni keresni.)
A lényeg a rendezvény célján és annak a vállalkozási tevékenységbe való beilleszthetőségén van. Ezért minden potenciálisan reprezentációnak számító eseménynél külön-külön mérlegelni kell, hogy

• a rendelkezésre álló bizonylatai és
• a szervezés körülményei

kellő bizonyosságot jelentenek pl. egy későbbi adóellenőrzéshez.
Ezért lehet, hogy egy üzleti vacsorához elégséges a számlán a résztvevő üzleti partnerek nevének a felsorolása, míg egy, a cég tevékenységét bemutató szimpóziumon felszolgált étel-ital költségének reprezentációnkénti elszámolásához szükséges a rendezvény teljes forgatókönyve, névsorral, programmal, hatástanulmánnyal.

A könyvelést végző kollega – az adókockázatok csökkentése miatt – azért érdeklődik olyan mélyrehatóan egy-egy rendezvény miatt, mert az összes dokumentum birtokában és megfelelő információk alapján tudja csak eldönteni, hogy az adott kiadást elszámolhatja-e reprezentációként, vagy sem. Mindennek ellenére azonban, egy revízió később, másképpen is megítélheti az elszámolás módját.

Budapest, 2011. május 16.
 

Tisztelettel:

    dr. Sallai Csilla
    Kamarai tag könyvvizsgáló

Kapcsolódó dokumentumok:

• 11-05-reprezentacio.pdf

Vissza a hírekhez!

A honlapon található írások figyelem felhívó jelleggel készültek és tájékoztatásul szolgálnak. Felhívjuk a figyelmet honlapunk jogi nyilatkozatában foglaltakra, amely szerint írásainkban szereplő információk nem helyettesítik a szakmai tanácsadást és nem szolgálnak bármely döntés vagy cselekmény alapjául, azokat a konkrét esetekben mindenki csak a saját kockázatára használhatja fel, illetve az érintett szabályok kivonatos ismertetése, értelmezése miatt nem vállalhatunk felelősséget.